Aplicar correctamente la regla de los 2 minutos
Según David Allen, creador del método productivo conocido como Getting Things Done, si realizar una acción, por ejemplo leer o responder un email o confirmar una cita, te va a llevar menos de dos minutos de tu tiempo hazlo en ese momento, pero si por el contrario te ocupará más espacio, has de posponerla o delegarla.
A menudo, son las pequeñas tareas las que se acumulan en nuestras listas de tareas pendientes. Aún siendo muchas veces estas tareas un pequeño gesto, confirmar una reunión, responder un correo, realizar una llamada o archivar un documento, pueden acabar por convertirse, sumadas, en una larga lista de tareas que postergamos continuamente. Como resultado, pasamos más tiempo y energía pensando en cómo no las hemos hecho todavía, incluso sintiéndonos culpables por ello, de lo que hubiéramos gastado simplemente haciendo las cosas en primer lugar.
También nos puede ocurrir con proyectos más grandes que por su envergadura tendemos a posponerlos. En estos casos podemos reservar dos minutos a iniciar o impulsar proyectos o grandes tareas identificando pequeñas acciones.
La procrastinación es la acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables por miedo o pereza a afrontarlas.
Consejos a la hora de aplicar la regla de los dos minutos
Resulta altamente recomendable reservar dentro de la jornada de trabajo dos espacios de tiempo al inicio y final para planificar las tareas a realizar. Es importante además clasificar las tareas utilizando por ejemplo la matriz de Eisenhower según su nivel de importancia y urgencia.
Saber más: La matriz de Eisenhower
Es una herramienta de gestión del tiempo para distinguir las tareas que deben resolverse lo más pronto posible y las que pueden posponerse, delegarse a otro responsable o, incluso, eliminarse de la lista de pendientes. Su finalidad es jerarquizar la carga de trabajo.
Corremos el peligro de convertirnos en un apaga-fuegos si aplicamos la regla de los dos minutos sin limitación y planificación, dejando de lado otras tareas que requieran de mayor concentración y sean de mayor importancia y urgencia.
Con el propósito de no estar toda la jornada con la sensación de estar apagando fuegos y que dejemos de realizar aquellas tareas de mayor importancia y/o urgencia que hayamos planificado realizar, nuestra recomendación es dedicar una parte del inicio y final de la jornada a llevar a cabo aquellas tareas que podamos realizar en menos de dos minutos.
Al inicio de la jornada:
Realiza aquellas tareas de menos de dos minutos que no hayas podido realizar el día anterior pero que planificaste hacer al día siguiente.
Realiza también aquellas nuevas tareas que han surgido entre el final de la jornada anterior y el inicio de la nueva jornada laboral y que te llevarán menos de dos minutos.
Al final de la jornada:
Realiza aquellas tareas que han surgido durante la jornada y que te llevarán menos de dos minutos. Si no tienes suficiente tiempo para llevar todas a cabo priorízalas por importancia y urgencia.
Planifica para el día siguiente aquellas que no has podido finalmente llevar a cabo.
Una tarea de menos de dos minutos que tengas por realizar al inicio de la jornada nunca se debe de posponer al final de la misma jornada.
Podemos anotar, rápidamente durante el transcurso de la jornada laboral, aquellas tareas que realizaremos al final de la jornada así como las que no se hayan podido realizar (y que se realizarán al día siguiente) utilizando soportes físicos como una libreta o un post-it o bien en soportes electrónicos como en la propia herramienta de tareas de nuestro espacio de trabajo (GSuite, Microsoft Teams, Zoho Workdrive...) u otros programas para la administración de proyectos y tareas como Trello o Asana.
La herramienta web tomorrow.do nos permite anotar, de una manera sencilla y muy visual simulando una agenda, aquellas tareas a realizar hoy así como, si no hemos podido realizarlas, programarlas para el día siguiente en un solo click.
Saber más: Conocer los biorritmos
La regla de los dos minutos puede también aplicarse, con el propósito de aumentar la productividad, planificándose teniendo en cuenta los nuestros propios biorritmos y los del centro de trabajo.
Hay personas que son más propensas a realizar tareas que conlleven una mayor concentración a primera hora de la mañana u otras por el contrario en otros momentos de la jornada. Conocer aquellos momentos en que resulte más difícil concentrarse nos puede servir para dedicarlos a realizar aquellas tareas en las que debamos de invertir, para llevarlas a cabo, un breve espacio de tiempo.
También es importante conocer, si es el caso, los biorritmos de los centros de trabajo. Por ejemplo, podemos dedicar aquellos momentos de constantes interrupciones para realizar aquellas pequeñas y breves tareas a realizar en un corto espacio de tiempo (menos de dos minutos).
En Kaizen Barcelona | Boutique Consulting somos expertos en consultoría y formación organizacional con el objetivo de ayudar a los equipos a trabajar de una manera más eficiente, basados en el valor de la mejora continua.
Trabajamos con nuestros clientes en cada una de las fases del ciclo de transformación y mejora operativa, ayudándoles a la optimización de procesos, la eficiencia organizacional y la gestión de proyectos.
Ayudamos a definir y priorizar los cambios necesarios en los procesos, organización, tecnología y experiencia de clientes.
Formular un plan de acción claro y realista que defina los pasos necesarios, plazos y responsabilidades.
Coordinar la ejecución, seguimiento y reporting del avance para minimizar los riesgos de desviación en tiempo, coste o alcance.
Acelerar la consecución de los objetivos estratégicos.
Carrer de Pallars, 193 08005 Barcelona
+34 93 124 39 93
info@kaizenbarcelona.com